Cum funcționează introducerea automată a datelor | Zapier

O lume fără introducerea automată a datelor este sumbră și lipsită de viață, totuși este posibil să nu o știi. Fără aceasta, piețele online nu pot procesa actualizările în timp real a inventarului cu scanere de coduri de bare, astfel încât articolul lor cel mai bine vândut se poate transforma cu ușurință într-o comandă în așteptare de o lună din cauza unei acumulari neașteptate.

Mai rău încă, ați putea rămâne blocat să copiați și să lipiți manual informații de la un sistem la altul în timp ce vânzările vă îndeamnă pentru numere actualizate și colegii dvs. își încep deja weekendul (și dacă acest lucru este realitatea ta, îmi pare atât de, atât de rău).

În esență, introducerea automată a datelor transferă informații de la o sursă la alta fără aport uman și este crucială atât pentru companii, piețe, cât și pentru pasionații de weekend. Deci, haideți să ne aprofundăm în ce este și cum vă poate ajuta Zapier să-l utilizați în echipa dvs.

Cuprins:

Tehnologii care automatizează introducerea datelor

Din exterior, introducerea automată a datelor pare o singură entitate; sub capotă, seamănă mai mult cu câțiva preadolescenti stivuiți unul peste altul într-un trenci XXL, care încearcă să cumpere un bilet la un film cu rating R.

În funcție de dezordinea specifică la care lucrați, instrumentele pe care le veți folosi probabil se vor schimba. Iată tehnologia care face greutățile:

• Recunoaștere optică a caracterelor (OCR): Software OCR permite computerului sau dispozitivului dvs. mobil să „citească” text dintr-o imagine. Este tehnologia care poate transforma PDF-uri granulare, documente fizice și a patra chitanță Applebee a șefului tău din săptămână în text editabil pe care îl poți copia și lipi.

• Automatizarea fluxului de lucru: Automatizarea fluxului de lucru eficientizează și automatizează o serie de sarcini repetabile în software-ul pe care îl utilizați – în acest caz, introducerea datelor. Dacă trebuie, să zicem, să rotunjiți datele din formularele site-ului web, e-mailurile și mesajele din rețelele sociale și să le introduceți pe toate în CRM-ul dvs., Zapier vă poate ajuta să faceți acest lucru fără mâini cu automatizarea fluxului de lucru.

• Agenți AI: Agenții sunt ca colegii de echipă virtuali care se pot ocupa de introducerea datelor, inclusiv extragerea, validarea și stocarea, oferind în același timp suport fără nicio supraveghere. Odată ce îți construiești colegul de lucru perfect și pixelat cu Zapier, acesta îți poate face licitația non-stop, astfel încât să nu trebuie să-ți faci griji cu privire la acele legi supărătoare ale muncii.

• Interfețe de programare a aplicațiilor (API): API-urile sunt tehnologia sub capota automatizării fluxului de lucru și permit diferitelor aplicații să vorbească între ele și să partajeze date fără intervenția umană. În loc să transferați manual date de la a Foaia de calcul Google la instrumentul dvs. de marketing (cum ar fi HubSpot), API-urile îi permit să se întâlnească și să se salute singuri, fără supraveghere parentală.

• Procesarea inteligentă a documentelor (IDP): Gândește-te la asta ca la fratele mai mare al lui OCR. IDP poate citi text din surse precum lucrări, PDF-uri, documente Word și foi de calcul; apoi poate înțelege, interpreta, organiza și extrage seturi mari de date fără intervenția umană.

• Automatizarea proceselor robotizate (RPA): Gândiți-vă la RPA ca la o fantomă digitală (mai mult Casper decât Insidios) care imită clicurile și apăsările de taste ale mouse-ului pentru a gestiona munca groaznică pe care te-ai săturat să o faci. Este creat special pentru acele sisteme moștenite, care nu au o modalitate modernă de a partaja date; odată ce scriptați mișcările, acești roboți pot face clic pe butoane, se pot conecta la portaluri și pot muta fișiere exact așa cum ar face un om.

Cum funcționează procesele automate de introducere a datelor?

Tu putea utilizați o mână de tehnologii diferite pentru a realiza acest lucru, sau puteți utiliza doar un Platformă de orchestrare AI ca Zapier. Zapier se poate sincroniza Peste 9.000 de aplicații în stiva dvs. tehnologică pentru a vă ajuta să creați fluxuri de lucru fără cod, să implementați agenți AI și să păstrați datele în mișcare în afacerea dvs.

Spune tu au fost folosind a Flux de lucru Zapier pentru introducerea automată a datelor. Iată cum ar putea arăta acest proces:

1. Captură/Ingerare: Acesta este momentul în care datele brute intră pentru prima dată în sistemul dvs. și pornesc automatizarea. În Zapier, acesta este un declanșator care declanșează întregul flux de lucru, cum ar fi primirea unui mesaj Slack sau captarea unui nou client potențial pe HubSpot. Cu Zapier MCPpoate începe, de asemenea, prin a cere instrumentului AI preferat să facă ceva.

2. Citiți/Recunoașteți: Apoi, automatizarea analizează fișierul pentru a distinge între text, imagini sau anumite tipuri de documente. Aici puteți implementa un pas AI în fluxul dvs. de lucru.

3. Clasifica: Aici, sistemul AI determină exact ce tip de date deține (de exemplu, un bilet de asistență versus un client potențial de vânzări), astfel încât să poată urma regulile adecvate și să le pregătească pentru procesare.

4. Extrage: Sistemul extrage câmpurile relevante din datele primite. De exemplu, dacă ați inclus un instrument de factură, cum ar fi Dunga în fluxul dvs. de lucru, Zapier ar putea extrage puncte de date precum numele furnizorului, numărul facturii, suma plății și data scadenței.

5. Valida: Acest pas servește ca un control al calității pentru a se asigura că informațiile sunt corecte și respectă regulile specifice de formatare. Formatator de Zapier poate face munca grea aici pentru a remedia lucruri precum datele, numele și numerele de telefon.

6. Traseu: Odată ce datele sunt curate, are nevoie de o hartă pentru a naviga la una sau mai multe aplicații simultan. Fluxul de lucru Zapier poate oferi indicații către destinații precum CRM, a Masa Zapiersau Slack.

7. Scrie: Transferul final al datelor în care automatizarea introduce de fapt informațiile în câmpurile corecte din instrumentul de destinație. Acesta este pasul de acțiune în care Zapier introduce oficial datele în punctul final.

8. Jurnal/magazin: În cele din urmă, aveți nevoie de o evidență permanentă a activității pentru a vă păstra pista de audit curată și pentru a vă menține raportarea corectă. Zapier se conectează la peste 9.000 de aplicații, astfel încât să puteți stoca datele în orice aplicație sursă de adevăr. Sau puteți utiliza Zapier Tables pentru a înregistra fiecare intrare care trece prin fluxurile de lucru Zap într-o bază de date centrală, care poate fi căutată.

Cum veți folosi introducerea automată a datelor

În acest moment, ați învățat unele dintre cadrele de introducere automată a datelor, dar probabil că sunteți mor de nerabdare cum le puteți aplica în diferite domenii ale afacerii dvs. Ei bine, ai noroc: azi mi-am adus pălăria de lux și globul de cristal la serviciu.

Contabilitate si finante

Aș spune că profesioniștii în contabilitate și finanțe petrec mai mult timp trăind în date decât aproape oricine din organizația ta. Aceste poziții necesită o atenție la nivel înalt pentru sarcinile de introducere a datelor, cum ar fi capturarea datelor de factură. Un zero ratat sau o virgulă zecimală greșită poate duce la enervarea unui client prețuit sau la stagiarul tău să primească salariul vieții ei și să fugă în America Latină. Automatizarea contabilității poate reduce aceste riscuri.

Resurse umane

Un departament de resurse umane a fost un teren propice pentru procesele manuale de date: încadrarea noilor angajați, mii de solicitanți de locuri de muncă, salarizare și beneficii, toate combinate pentru a crea un coșmar de date fără sfârșit. Acum, un flux de lucru automatizat poate crea acele înregistrări în mod automat și poate menține informațiile în mișcare, astfel încât procesele să nu se termine atunci când echipa de HR se oprește.

StackAdapt’s Datele de angajare nu au fost organizate, iar sistemul de urmărire a solicitantului (ATS) nu s-a putut conecta la HRIS. Dar odată și-a automatizat fluxul de lucru folosind Zapier pentru a direcționa datele de angajare către echipele adecvate, acum economisește peste 10 ore pe săptămână.

Serviciu clienți

Ați trecut vreodată la o altă afacere după ce a trebuit să vă repetați informațiile și situația de trei ori la patru repetari diferite? Automatizarea procesării datelor vă ajută să oferiți servicii excelente pentru clienți, să vă protejați reputația companiei și să păstrați încrederea clienților câștigat cu greu.

ServiceTitan s-a străduit să ofere clienților comunicații personalizate, ceea ce a dus adesea la o experiență negativă a clienților în mai multe aplicații și puncte de contact. Folosind Zapier, ei și-au direcționat intrarea datelor către aplicațiile potrivite la momentul potrivit, ceea ce le-a permis să urmărească rapid și eficient clienții potențiali în curs.

Vânzări și RevOps

Oamenii de vânzări vorbesc mult, dar fac și multe introduceri de date. Aceste echipe generatoare de venituri pot pierde timp actualizând manual înregistrările CRM, înregistrând note de întâlnire și urmărind activitatea tranzacțiilor prin instrumente. Automatizarea poate capta rezumatele întâlnirilor, poate actualiza etapele ofertei și poate înregistra automat contacte noi, astfel încât reprezentanții de vânzări să petreacă mai mult timp vânzând în loc să actualizeze.

De exemplu, Drive Social Media a avut probleme cu creșterea strategică; noile sale inițiative de vânzări și marketing au fost împiedicate de sistemele interne care necesitau sprijin frecvent pentru dezvoltatori. Echipa a simplificat fluxurile de lucru și a construit sisteme bazate pe inteligență artificială cu Zapier pentru a automatiza raportarea vânzărilor pe mai multe straturi, permițând echipei lor să prezinte mai eficient și să încheie tranzacții mai rapid.

Beneficiile automatizării datelor de afaceri

Dacă te trezești cu o dorință arzătoare de a deveni marinar, ei spun să păstrezi niște citrice la bordul navei pentru a scăpa de scorbut. Se dovedește că scorbutul și introducerea manuală a datelor vin cu unele simptome similare: oboseală extremă, iritabilitate, articulații dureroase și pierderea dinților (ok, poate că ultimul este doar scorbut).

Puteți preveni aceste simptome îngrozitoare cu propriul dvs. lot de lămâi cu introducerea automată a datelor. Iată câteva beneficii.

• Viteză: Automatizarea introducerii datelor înseamnă că datele dumneavoastră se mută automat. Nu există timp de întârziere sau de așteptare ca echipa de vânzări să actualizeze starea ofertei înainte ca echipa financiară să aprobe suma tranzacției. Nimeni nu stă inactiv, iar afacerea ta se mișcă mai repede.

• Precizie: Sunt grozav la multe lucruri; Nu mă pricep să introduc manual coduri SKU de 16 cifre într-o bază de date ore în șir. Dacă sunteți ca mine, instrumentele automate de date vă ajută să faceți mult mai puține greșeli.

• Scalabilitatea sistemului: Să presupunem că baza ta de date explodează peste noapte: primești 1.000 de comenzi de produse noi sau magnetul tău principal devine viral și colectează 357 de clienți potențiali noi. Echipele de introducere manuală a datelor nu ar putea ține pasul; o echipă cu introducere automată a datelor nici măcar nu transpira.

• Triajul problemelor: Toată lumea face greșeli – uneori chiar și roboți. Instrumentele automate de introducere a datelor pot semnala erori și discrepanțe înainte ca o eroare simplă să se transforme într-o criză la scară largă.

Limitări ale automatizării datelor

Puteți include introducerea automată a datelor în orice număr de superlative, iar ușor se aplică doar cu Zapier. Atunci când oamenii nu folosesc fluxuri de lucru automatizate în profunzime, câteva lucruri îi provoacă cel mai mult pe oameni:

• Intrări incorecte: Garbage in, garbage out se aplică și automatizării datelor. Auditează-ți calitatea datelor înainte de a construi pentru a detecta intrările proaste înainte ca acestea să se mute oriunde.

• Limitări de reglementare: Pentru unele industrii, automatizarea poate fi o răspundere legală. Cheia este să vă construiți fluxurile de lucru ținând cont de conformitate încă de la început: documentați-vă fluxurile de date, includeți pași de revizuire umană pentru datele sensibile și asigurați-vă că platforma dvs. de automatizare îndeplinește standardele de securitate cerute de industria dvs.

• Complexitatea sistemului: Pe măsură ce automatizați datele, creați sisteme din ce în ce mai interconectate. Cel mai bun mod de a gestiona acest lucru este să începi cu puțin; automatizați un flux de lucru, asigurați-vă că funcționează curat, apoi construiți de acolo. Încercarea de a automatiza totul dintr-o dată este modul în care ajungeți cu un sistem pe care nimeni nu îl poate întreține.

Multe dintre aceste probleme pot fi rezolvate prin alegerea partenerului de automatizare potrivit. Zapier vă permite să creați fluxuri de lucru complete fără cod în câteva minute, să vă sincronizați toate instrumentele (fără a risca o blocare a sistemului) și să automatizați introducerea datelor de la capăt la capăt. În plus, vei primi securitate la nivel de întreprindere pentru a fi sigur că datele dumneavoastră sunt în siguranță.

Începeți cu introducerea automată a datelor pe Zapier

Întregul scop al introducerii automate a datelor este simplu: nu-i mai pune pe oameni să facă o muncă pe care software-ul o poate gestiona. Când datele se mișcă de la sine, echipa ta poate să-și petreacă timpul pe lucrurile care necesită de fapt un om.

Cu Zapier, puteți construi un sistem automat de introducere a datelor de la capăt la capăt. În doar câțiva pași, puteți conecta peste 9.000 de aplicații, puteți crea fluxuri de lucru fără cod și vă puteți crea propria putere de partajare a datelor. Și dacă vă petreceți cea mai mare parte a timpului într-un chatbot AI precum ChatGPT sau Claude, puteți automatiza introducerea datelor direct din interfața de chat. Învârtiți-l pe Zapier și vedeți cât de multe date puteți automatiza.

Lectură înrudită: